کارمندان به طور متوسط روزانه حدودا هفت تا نه ساعت پشت میز می نشینند و شرکت ها برای این زمان حقوق پرداخت می کنند. ولی در اغلب اوقات، نتیجه ی کار انجام شده با زمان صرف شده منطبق نمی شود. کارمند نمونه ای که تصور می شود بسیار پربازده است گاهی یکی از بدترین متخطیان از آب در می آید.
اخیرا موسسه ی تحقیقاتی دلویت (Deloitte) در بررسی های خود نشان داد که شرکت ها کم کم این واقعیت را در می یابند و در حال تخصیص منابعی برای مدیریت عملکرد هستند. تمرکز مدیریت عملکرد بر دو مورد است؛ اول عملکرد کارمندان و دوم حصول اطمینان از اینکه نتیجه ی کارکرد آنها در راستای اهداف شرکت باشد. در همین گزارش، تحلیل گران شرح می دهند که تنها هشت درصد از پاسخ دهندگان به این مطالعه معتقد بودند که فرایند مدیریت عملکردشان باعث پیشبرد ارزش های تجارت شان شده بود. «امسال، اهمیت مدیریت عملکرد به طور قابل توجهی افزایش یافت. ارزیابی «مهم» یا «خیلی مهم» از سوی پاسخ دهندگان به بررسی در سال گذشته 68درصد و در سال جاری 75درصد بود.
به همین منوال، فهرستی از گام هایی که باید جهت بهبود کارآیی، تعهد و بهره وری در محل کار برداشته شود، در ادامه آورده شده است. برخی از آنها شاید خیلی منطقی به نظر نرسند ولی کارفرمایان در خواهندیافت که پیروی از آنها می تواند منجر به شادتر شدن محل کار و افزایش بازگشت سرمایه (ROI) شود.
1- در مورد محدویت های مربوط به اینترنت سختگیر نباشید.
اغلب اوقات، کارفرمایان استفاده از اینترنت را بیش از حد محدود می کنند. شاید اینکه کامپیوترهای شرکت ممکن است مورد سوءاستفاده قرار کیرند آنقدرها هم ترسناک نباشد. به هر حال حقیقت این است که با توجه به میزان منابع آنلاین موجود، اگر کارمندان مجاز به استفاده ی آزادانه و از طرف کارفرمایان پیش بینی نشده از اینترنت باشند، بیشتر کارها می توانند به صورت کارآمدتری به انجام برسند.
بهترین مثال می تواند استفاده از شبکه های اجتماعی باشد که بیشتر مواقع برای هدفی تجاری و مجاز مورد استفاده قرار می گیرند. بازاریابی در شبکه های اجتماعی روز به روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود زیرا به ترقی تجارت ها و کارمندان کمک می کند و نیز شرکت همواره در زمینه ی آخرین حرکات رقبا به روز می ماند.
با این حال، امروزه بیشتر کارفرمایان به کارمندان اجازه ی استفاده از پایگاه های اجتماعی را نمی دهند. مسئله همیشه فیس بوک نیست. کارمندان می توانند از فیس بوک استفاده نکنند و باز هم کارایی شان صفر باشد یا برعکس متخصص شبکه های اجتماعی باشند و بازدهی فوق العاده داشته باشند.
2- به طور منظم بازدهی و فعالیت کلی کارمندان را سنجش کنید.
از یک جهت، سنجش بازدهی به منظور افزایش ROI، شبیه به داده های فروش و بازاریابی است. جهت افزایش تعداد نشانه های راهنما (leads)، باید از شمردن آنها شروع کرد. اگر مایلید فروش تان افزایش یابد، اطلاع از منابع کنونی فروش امری ضروری است. تفکیک کل فرایند کار با مشتریان به مراحل کوچک تر، تجزیه و تحلیل هر گام یا مرحله و آزمایش اصلاحات و بهبودها در کار همگی باعث افزایش ROI می شوند.
این مسئله در مورد مدیریت کارمند- عملکرد نیز صادق است. به منظور اعمال بهبود کلی در ساختار، باید تصویری کلی از آن داشته باشید- حتی اگر بتوانید سوابقی ثبت شده برای اعمال مقایسه در دست داشته باشید بسیار بهتر خواهدبود. از این طریق مدیران قادر خواهند بود تا سوالاتی از این دست بپرسند: «خرداد امسال اوضاع شرکت در مقایسه با خرداد 1393 که در دفتر متفاوتی کار می کردیم چطور است؟» یا «تیم فروش شهرستان در حال حاضر در مقایسه با ماه گذشته که فهرست حقوق کمتری داشتیم، روزانه چند ساعت بازدهی دارد؟»
به عبارت دیگر به منظور بهبود بازدهی، باید ابتدا اعداد گزارش شده در دسترس قرار گیرند تا بتوان تشخیص داد که دقیقا چه چیزی باید بهبود داده شود.
ثبت استفاده از وب سایت ها و اپلیکیشن ها می تواند به شرکت ها کمک کند تا بتوانند سطوح بهره وری را زیرنظر داشته و همزمان مطمئن باشند که به درستی مدیریت و اداره می شوند. نوعا دیده می شود که وقتی کارفرمایان در نظارت بر استفاده از اینترنت سختگیر نیستند، فضایی شفاف و پر از اعتماد به وجود می آید. مدیران با رویکرد «آی مچت را گرفتم!» بلکه باید با رویکرد تشخیص گرایشان کلی و یافتن راه های بهبود بهره وری با این مسئله برخورد کنند.
3- اهداف تان را تعیین کنید و از نتایج برای ترقی کارمندان استفاده کنید.
زمانی که مدیران، یک سیستم سنجش راه اندازی می کنند، باید درک کاملی از وضعیت جاری شرکت شان داشته باشند و پس از آن مقررات و انتظارات را تنظیم کنند. مثلا اگر کسی 7 ساعت صرف ایمیل ها و اپلیکیشن های آفیس و یک ساعت را صرف امور شخصی خود در اینترنت می کند، می تواند به عنوان کارمند پربازده درنظر گرفته شود. تشخیص این موضوع درواقع به مدیریت بستگی دارد و به همین دلیل است که بهتر است این راهبردها متناسب با هر دپارتمان شرکت و یا شرکت به عنوان یک مجموعه ی کلی تنظیم شوند.
مدیران باید اهداف و پیشرفت ها را دقیقا مانند هر شاخص کلیدی عملکرد حساس دیگری به صورت مرتب بازبینی کنند. مثلا اهداف می توانند شامل این موارد باشند: 10درصد افزایش در فروش، 10 درصد رضایت در زمینه ی پشتیبانی و 5 درصد زمان کمتر برای وبسایت های تفریحی. برنامه ای نیز برای مشاوره گرفتن در محل کار برای کارمندانی که به علت عدم بازدهی از کار عقب افتاده اند باید وجود داشته باشد. عدم بازده کارمند ممکن است در نتیجه ی بیش از اندازه وقت صرف کردن در سایت های غیرمرتبط با کار و یا تعداد بالای موارد حواس پرت کن در محل کار باشد.
حالا خواه محل کار دفتر کار عادی باشد حواه یک آفیس خانگی. کارفرمایان می توانند با تشخیص حوزه های چالش برانگیز به کارمندان کمک کنند تا تمامی توانایی های بالقوه شان شکوفا شده و تبدیل به نیروهایی حرفه ای شوند نه اینکه آنها را به حال خود رها کنند و فقط هزینه های گردش های مالی را بپردازند.
گذشته از اینها، با خدماتی ویژه، کارمندان قادر خواهند بود بر عملکرد شخصی خودشان نظارت داشته و برای حل هر مشکلی به خود اعتماد داشته و روی پای خود بایستند. وقتی کارمندان بدانند که زمان دقیقا به چه علتی تلف شده است، تمرکز بر از میان برداشتن آن عامل حواس پرتی آسان تر خواهدبود. درنهایت، نتایج مانند منوی یک بازی کامپیوتری برای کارمند عمل خواهدکرد. «امروز چقدر بازدهی داشتم؟ آیا رکورد دیروز را شکستم؟»
4- زمان استراحت مغز را به حساب بیاورید.
شناخت و اطلاع از بازدهی شرکت و نظارت بر آن به منظور سالم نگه داشتن شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است ولی در کنار آن مدیران باید این واقعیت را که همه انسان هستند و اینکه همه بعضی وقت ها به استراحت نیاز دارند، هم تصدیق کنند. ثابت شده است که زمان های کوتاه برای استراحت (و تعطیلی ها) به عملکرد بهتر مغز کمک می کنند. درنتیجه، کمی آزادی عمل دادن به کارمندان در انجام امور شخصی وقتی که دارند با کامپیوتر شرکت کار می کنند، کاملا منطقی و به نفع کل مجموعه است.
